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Las 3 P´s de las Reuniones de trabajo productivas

No cabe duda que las reuniones de trabajo son una de las actividades más importante dentro de las empresas, ya que normalmente se toman o se revisan gran parte de las decisiones relevantes para el equipo de trabajo.

Sin embargo, muchas veces las reuniones de trabajo se convierten en un dolor de cabeza y la mayor pérdida de tiempo.

El día de hoy te compartimos las 3 etapas que deberían de tener tus reuniones de trabajo para que sean realmente productivas.

LAS 3 P´S DE LAS REUNIONES DE TRABAJO PRODUCTIVAS.

1- PROPÓSITO:

Antes de convocar una junta, analiza el propósito de ésta. Existen sólo 4 motivos razonables para convocar a una junta:
– Compartir información importante

– Construir compromiso en el equipo

– Hacer un lluvia de ideas o retroalimentación

– Solucionar problemas o encontrar oportunidades

Medita si realmente es necesario convocar a una reunión o si ese anuncio se puede transmitir por medio de un email o una llamada telefónica.

2- PARTICIPANTES:

Nos referimos a los miembros que será invitados a esa reunión. Haz el llamado sólo a aquellos que pueden aportar algo dentro de la reunión.

Trata de que el equipo invitado a la reunión sea multidisciplinario:

  • Alguien que conozca el problema a resolver
  • Otra persona que pueda proporcionar soluciones a este problema ( Suelen ser los más creativos e imaginativos)
  • En tercer lugar se necesita a la persona que proveerá los recursos (principalmente recursos financieros)
  • Por último al tomador de decisiones por excelencia, por lo general suele ser el líder del equipo.

En empresas pequeñas, una sola persona puede jugar uno o más papeles, no hay ningún problema, sólo asegúrate de que se cumpla con todos los papeles.

3- PLANIFICACIÓN:

Es recomendable crear una agenda con los temas que se tocarán dentro de la junta y el tiempo que se le va a dedicar a cada uno de ellos.

Cada uno de los participantes deben conocer los temas que se van a tocar e ir preparados previamente para su participación y aportación dentro de la misma.

Esto ayudará a no desviar la atención de los temas relevantes y aprovechar el tiempo al máximo.

 

Algunas recomendaciones extras son: 

– Motiva a los invitados de la reunión a participar activamente, esto ayuda a construir emporwement en el equipo

– Encomendar la tarea de hacer una minuta de la reunión, recabando toda la información importante y acuerdos a los que se llegaron. Esa minuta la deben de tener todos los participantes de la reunión al terminar.

–  Se deben respetar los tiempos establecidos para cada actividad, y mantener una actitud de apertura.

Las reuniones son parte muy importante dentro de la vida organizacional, ¡Logra hacer reuniones de trabajo más efectivas para tu equipo!

¿Qué otros consejos consideras importantes a la hora de hacer una reunión de trabajo?